HABYS
Sambr'Habitat — Sambr'Immo
Mode d'emploi
Gestion patrimoniale & cadastrale
www.habys-sh.be
Table des matières
- 01🔐 Connexion & premiers pas
- 02🏠 Tableau de bord — Vue d'ensemble
- 03🏘 Patrimoine — Logements & Immeubles
- 04📋 Visites des parties communes
- 05🏠 Visites des logements
- 06⚡ Compteurs énergétiques
- 07🚗 Garages
- 08🔑 Caves
- 09📐 Plans
- 9b🏷️ Certificats PEB
- 10📁 Documents
- 11⚠️ Alertes
- 12✉️ Messagerie interne
- 13⚙️ Administration
- 14🎫 Tickets & suggestions
- 15⚠️ Gestion Amiante
- 16💡 Astuces & raccourcis
- 17🏗️ Plans de rénovations
1. Connexion & premiers pas
Accéder à HABYS depuis n'importe quel navigateur
HABYS est accessible depuis n'importe quel navigateur web (Chrome, Edge, Firefox) à l'adresse www.habys-sh.be. Il n'y a rien à installer.
Sur la page de connexion, cliquez sur "Mot de passe oublié". Saisissez votre adresse email et un lien de réinitialisation vous sera envoyé automatiquement.
L'onglet "Créer un compte" est disponible sur la page de connexion. Une fois votre compte créé, un administrateur doit vous attribuer les droits d'accès avant que vous puissiez utiliser l'application.
2. Tableau de bord
Vue d'ensemble du patrimoine et accès rapide aux modules
Le tableau de bord est la première page après la connexion. Il donne une vue synthétique de tout le patrimoine et permet d'accéder rapidement à chaque module.
- Compteurs du patrimoine : nombre total de logements, maisons, appartements, communs, caves et garages
- Statut des alertes : boutons verts (aucune alerte) ou rouges (alertes en cours) pour chaque module
- To-do list : vos rappels personnels classés par priorité (Basse / Moyenne / Haute)
- PEB & isolations : taux d'encodage des certificats PEB, façades et toitures isolées, avec export PDF filtrable par localité et classe
- Contrôles électriques : taux de conformité électrique du parc avec export PDF
- Messagerie interne : icône ✉️ en haut avec le nombre de messages non lus
Chaque section (PEB, contrôles électriques, isolations) dispose d'un bouton "Exporter PDF". Vous pouvez filtrer par localité ou statut avant d'exporter. Le bouton "PDF (tout)" ignore les filtres et exporte l'intégralité.
3. Patrimoine — Logements & Immeubles
Consulter et gérer le parc immobilier
Le module Patrimoine regroupe tous les biens gérés par Sambr'Habitat. Chaque bien dispose d'une fiche détaillée accessible depuis les listes.
| Page | Contenu | Accès |
|---|---|---|
| Logements / Maisons | Maisons et logements individuels | Sidebar → Maisons |
| Immeubles / Appartements | Immeubles collectifs avec appartements | Sidebar → Immeubles |
| Parties communes | Halls, couloirs, locaux communs… | Sidebar → Communs |
Utilisez la barre de recherche en haut de la liste. Vous pouvez chercher par adresse, localité ou code locatif. Cliquez sur "Fiche" pour ouvrir la fiche détaillée.
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Identité | Adresse, code locatif, type, superficie, chambres, N° chantier. Photos et documents d'identité. |
| Énergie / Compteurs | Compteurs associés (électricité, eau, gaz). Accès rapide à la fiche compteur. |
| Documents | Documents liés au logement (baux, diagnostics, courriers…) |
| Plans | Plans architecturaux et techniques du bien |
| Remarques | Notes libres ajoutées par les gestionnaires |
| Amiante | Informations relatives aux diagnostics amiante |
4. Visites des parties communes
Planifier, documenter et suivre les visites
Ce module gère les visites de contrôle des parties communes. Chaque visite peut être documentée avec photos, observations et prises en charge, puis transformée en rapport Word.
| Onglet | Rôle |
|---|---|
| 📋 Visites | Liste et gestion de toutes les visites en cours |
| 👥 Groupes | Gestion des groupes email pour les notifications |
| 🙋 Prises en charge | Suivi des interventions liées aux visites |
Depuis une visite ouverte, cliquez sur "⬇ Télécharger le Word". HABYS génère automatiquement un document .docx avec les infos de la visite et toutes les photos intégrées. Prêt à envoyer ou archiver.
Une prise en charge est une intervention décidée suite à une visite. Depuis l'onglet "🙋 Prises en charge", suivez le statut de chaque intervention :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Planifiée mais pas encore commencée |
| En cours | Intervention en cours de réalisation |
| Clôturée | Intervention terminée |
Dans l'onglet "👥 Groupes", créez des groupes de destinataires (ex : "ST", "Social", "Patrimoine"). Chaque groupe contient une liste d'adresses email séparées par des virgules.
Cochez une ou plusieurs visites puis cliquez sur "📦 Archiver la sélection". Les archives sont consultables via "Accéder aux archives →" en haut de la page, avec export PDF disponible.
5. Visites des logements
Visites et contrôles des logements individuels
Ce module fonctionne de la même façon que les visites des parties communes, mais pour les logements individuels (maisons, appartements).
| Onglet | Rôle |
|---|---|
| 🏠 Visites | Liste des visites de logements en cours |
| 👥 Groupes | Groupes email de notification |
| 🙋 Prises en charge | Interventions liées aux visites de logements |
6. Compteurs énergétiques
Relevés, statistiques et alertes
Le module Compteurs centralise tous les relevés énergétiques du patrimoine. Accédez à une fiche compteur depuis la liste ou depuis l'onglet Énergie d'une fiche logement.
| Type | Particularité |
|---|---|
| ⚡ Électricité | Peut être bi-horaire : jour ☀️ et nuit 🌙 suivis séparément |
| 💧 Eau froide | Relevé en m³ |
| 🔴 Eau chaude | Pour installations avec production séparée |
| 🔥 Gaz / Chauffage | Gaz, mazout, calorimètres ISTA |
| 🗑️ Poubelle à puce | N° de puce et litrage pour facturation déchets |
- Détail des consommations : tableau par période filtrable par année et type de compteur, avec impression
- Comparatif multi-années : graphiques de courbes pour comparer les consommations d'une année à l'autre (sélection multiple d'années)
Dans la section "3.3 Alertes compteurs", ajoutez une alerte manuelle (relevé manquant, consommation anormale…). Choisissez un niveau : Info, Attention ou Danger, avec date d'échéance optionnelle.
La section 4 de la fiche compteur permet d'uploader des documents (factures, rapports, contrôles…) liés aux équipements énergétiques du logement.
7. Garages
Gestion des garages du patrimoine
Le module Garages gère deux catégories : les garages liés à un logement et les garages indépendants. La liste est filtrable par adresse, statut ou code locatif.
8. Caves
Gestion des caves du patrimoine
Le module Caves fonctionne de manière identique au module Garages. Il permet de gérer les caves liées à des logements ou indépendantes.
| Fonction | Comment faire |
|---|---|
| Ajouter une cave | Cliquer sur "+ Ajouter une cave" et remplir le formulaire |
| Rechercher | Utiliser la barre de recherche (code locatif, adresse…) |
| Encodage groupé | Cliquer sur "Encodage groupé" pour saisir plusieurs caves à la fois |
| Modifier | Cliquer sur le bouton d'édition dans la liste |
9. Plans
Bibliothèque de plans architecturaux et techniques
Le module Plans est une bibliothèque de fichiers (PDF, images) organisée par logement ou immeuble. Il inclut une bibliothèque partagée navigable en dossiers.
La bibliothèque partagée contient des plans communs à plusieurs logements. Elle est organisée en dossiers navigables avec un fil d'Ariane (breadcrumb) pour retrouver facilement vos fichiers. Vous pouvez sélectionner plusieurs plans avec les cases à cocher pour les supprimer ou télécharger en masse.
9b. Certificats PEB
Gestion des certificats de performance énergétique
Le module Certificats PEB (accessible depuis la fiche logement ou immeuble, onglet Technique) centralise tous les certificats de performance énergétique du patrimoine. Il permet d'uploader, de lier et de consulter les certificats pour chaque logement.
| Classe | Couleur | Signification |
|---|---|---|
| A / A+ | Vert foncé | Très haute performance énergétique |
| B | Vert | Haute performance |
| C | Vert clair | Bonne performance |
| D | Jaune | Performance moyenne |
| E | Orange | Performance insuffisante |
| F | Orange foncé | Mauvaise performance |
| G | Rouge | Très mauvaise performance |
Dès qu'un certificat est lié à un logement, le champ N° Certificat PEB dans l'onglet Technique affiche un bouton cliquable coloré selon la classe PEB. Ce bouton ouvre une fenêtre avec la liste de tous les fichiers liés, avec accès direct à chaque document.
La page Certificats PEB propose des filtres par code locatif, localité et classe PEB. Le tableau affiche pour chaque logement la classe, le numéro de certificat et les fichiers disponibles.
10. Documents
Gestion documentaire centralisée
Le module Documents centralise tous les documents administratifs : baux, diagnostics, assurances, courriers, factures…
Filtres disponibles : code locatif, localité, et une recherche libre (nom de fichier, libellé, rue, numéro…). Les résultats s'affichent en temps réel.
| Bouton | Action |
|---|---|
| Afficher sélection | Affiche les documents cochés dans un aperçu |
| Télécharger sélection | Télécharge les fichiers cochés sur votre ordinateur |
| Imprimer sélection | Lance l'impression des documents sélectionnés |
| Rafraîchir | Recharge la liste depuis la base de données |
11. Alertes
Suivi des alertes à traiter
La page Alertes centralise toutes les alertes générées par les différents modules. Elle affiche aussi une liste des alertes à échéance dans les 30 prochains jours, y compris les alertes de conformité automatiques (contrôles électriques, gaz) calculées en temps réel depuis les dates d'expiration de la base de données.
| Filtre | Effet |
|---|---|
| Source | Affiche uniquement les alertes d'un module spécifique |
| Recherche | Filtre par texte, rue, commune, code locatif |
| Affichage | Tout (actives + passées) ou Actives uniquement |
Un bandeau orange s'affiche automatiquement si des alertes arrivent à échéance dans les 30 prochains jours. Cliquer sur "Compris" pour le fermer après en avoir pris connaissance.
12. Messagerie interne
Communiquer avec les membres de l'équipe
La messagerie interne HABYS permet d'échanger des messages entre utilisateurs sans passer par email externe. Accessible via l'icône ✉️ en haut à droite de n'importe quelle page.
| Dossier | Contenu |
|---|---|
| 📥 Réception | Messages reçus non lus |
| 🗃️ Archives | Messages archivés |
| 📤 Envoyés | Messages que vous avez envoyés |
| 🗑️ Corbeille | Messages supprimés |
13. Administration
Gestion des utilisateurs et supervision — Accès admin uniquement
| Rôle | Droits |
|---|---|
| Aucun | Connexion possible mais accès refusé à toutes les pages |
| Lecture | Consultation uniquement — aucune modification possible |
| Lecture + Écriture | Peut consulter et modifier les données |
| Admin | Tous les droits y compris la gestion des utilisateurs |
Le journal enregistre automatiquement toutes les actions effectuées dans HABYS (ajout, modification, suppression) avec la date, l'utilisateur et le code logement. Filtrables par type (INSERT / UPDATE / DELETE) et par utilisateur.
Créez des QR codes pointant vers une fiche logement, un immeuble, un commun ou une URL externe. Le QR code inclut automatiquement le logo HABYS. Imprimables ou téléchargeables en PNG.
Affiche les connexions et déconnexions de chaque utilisateur avec horodatage exact.
L'outil d'audit vérifie automatiquement l'état de l'application : erreurs, images manquantes, appels API défectueux. Utile pour la maintenance technique.
14. Tickets & suggestions
Signaler un bug ou proposer une amélioration
La page Tickets permet à chaque utilisateur de signaler un problème ou de proposer une idée d'évolution pour améliorer l'outil au quotidien. Les demandes sont envoyées directement à l'administrateur.
| Catégorie | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Bug / dysfonctionnement | Un écran ne s'affiche pas, un message d'erreur apparaît, un bouton ne répond pas |
| Idée d'amélioration | Un nouveau filtre, un indicateur, une vue supplémentaire… |
| Ergonomie / lisibilité | Un écran peu lisible, une info difficile à trouver, une étape en trop |
| Donnée manquante | Une information absente qu'il faudrait pouvoir encoder |
| Autre | Tout ce qui ne rentre pas dans les catégories ci-dessus |
15. Gestion Amiante
Encodage et suivi des diagnostics amiante
Le module Amiante permet d'encoder et de suivre les diagnostics amiante pour chaque logement du patrimoine. Une fiche peut être appliquée à un ou plusieurs logements simultanément.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Présent | Amiante confirmé dans le logement |
| Suspect | Présence d'amiante suspectée, à confirmer |
| Retiré | Amiante présent mais déjà retiré |
| Non concerné | Aucune présence d'amiante |
16. Astuces & raccourcis
Pour utiliser HABYS plus efficacement
| Situation | Conseil |
|---|---|
| Trouver un logement vite | Toujours utiliser le code locatif — c'est la référence unique |
| Revenir en arrière | Utiliser le lien "← Retour à la liste" en haut de chaque fiche |
| Changer de module | Utiliser la sidebar à gauche — disponible sur toutes les pages |
| Actualiser les données | Bouton "⟳ Rafraîchir" présent dans chaque module |
| Module | Export disponible |
|---|---|
| Tableau de bord | PDF des PEB, isolations, contrôles électriques (filtrable) |
| Visites communs | Rapport Word (.docx) par visite + PDF des archives |
| Compteurs | Impression des relevés par compteur ou par sélection filtrée |
| Alertes | Impression de la liste des alertes actives |
| Plans de rénovations | Impression de la liste filtrée avec logo HABYS et badges colorés |
- Toujours remplir le code locatif lors de la création d'un logement — c'est la clé de liaison entre tous les modules
- Pensez à rafraîchir la page après une modification si les données ne s'affichent pas immédiatement
- Vérifiez les alertes régulièrement depuis le tableau de bord pour ne rien manquer
- Les photos des visites sont compressées automatiquement — inutile de les réduire avant l'upload
- En cas de doute sur une action passée, consultez le journal des actions dans Administration
- Sur mobile, utilisez l'application HABYS Mobile Online (Android) pour les visites sur le terrain
- Dans le module Plans de rénovations, lancez toujours une recherche avant de sélectionner des logements — le tableau est vide par défaut pour éviter les requêtes inutiles
- Les badges colorés dans le tableau des rénovations reflètent l'état réel de la base de données : Chaudière gaz (jaune), Pompe à chaleur (vert), PV (jaune clair), Contrôle électrique (mauve), Isolation toiture (rouge clair), Isolation façade (violet)
17. Plans de rénovations
Suivi et encodage des travaux de rénovation du patrimoine
Le module Plans de rénovations permet de suivre et d'encoder les travaux réalisés sur le patrimoine dans le cadre du Plan de rénovation 2020-2025 et du programme RepowerEU. Il s'appuie directement sur la table PatrimoineSH — toute modification est immédiatement répercutée dans les fiches logements.
Le module est accessible depuis la sidebar, sous Plans de rénovations. Il contient trois onglets :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Tous les logements | Tous les logements du patrimoine, sans filtre de plan |
| Plan 2020-2025 | Logements marqués comme appartenant au plan de rénovation 2020-2025 |
| RepowerEU | Logements marqués comme appartenant au programme RepowerEU |
| Filtre | Utilisation |
|---|---|
| Code locatif | Recherche partielle par code (ex : "258" trouve 2584, 2585…) |
| Localité | Filtre par commune |
| Rue | Recherche partielle dans le nom de rue |
| Type | Maison, Appartement, Commun… |
| Travaux | Filtrer les logements ayant déjà un type de travaux encodé |
Chaque logement affiché montre ses travaux déjà réalisés sous forme de badges colorés. L'année entre parenthèses indique quand le travail a été réalisé :
| Badge | Couleur | Signification |
|---|---|---|
| Chaudière gaz (année) | Jaune ambre | Chaudière gaz installée |
| Pompe à chaleur (année) | Vert | Pompe à chaleur installée |
| Panneaux PV N pan. (année) | Jaune clair | Panneaux photovoltaïques — nombre + année |
| Ctrl. électrique (date) | Mauve | Contrôle électrique réalisé |
| Isolation toiture (année) | Rouge clair | Toiture isolée |
| Isolation façade (année) | Violet clair | Façade isolée |
| Section | Champs disponibles |
|---|---|
| Plans de rénovation | Case Plan 2020-2025 / Case RepowerEU (indépendantes) |
| Chauffage | Type (Gaz / Pompe à chaleur / Mazout / Électrique) + Année d'installation |
| Panneaux PV | Case installés + Nombre de panneaux + Année d'installation |
| Isolation toiture | Case réalisée + Année |
| Isolation façade | Case réalisée + Année |
| Conformité électrique | Date du contrôle |
Après une recherche, cliquez sur le bouton 🖨️ Imprimer à droite de Réinitialiser. L'impression inclut le logo HABYS, le titre, le nombre de logements et les filtres actifs. Les badges colorés sont conservés à l'impression.